A nagyobb cégek vezetői pontosan tudják, hogy egy olyan vállalti esemény, mint egy szakmai konferencia, mennyire hatékony eszköz lehet a vállalati menedzsment, promóció tarsolyában. Persze a valódi hatékonyságát csak akkor érheti el, ha tényleg minden profin és zökkenőmentesen van lebonyolítva, ellenkező esetben az egész csak felesleges idő és pénz pazarlás. Egy konferencia azonban egy olyan összetett rendezvény, hogy megszervezése és hatékony lebonyolítása nem kis tapasztalatot és hozzáértést kíván, ahol minden lépésnek és mozzanatnak pontosan, előre meghatározott koreográfiája van. Az egész kezdődik ugye azzal, hogy meghatározzuk az alapvető adatokat, hiszen minden további lépésünket ezekre kell majd építenünk. Össze kell írnunk, hogy hány főt várunk, kik lesznek az előadók, milyen technikai felszerelésre lesz szükségünk, mettől-meddig tart majd az egész esemény, milyen protokoláris tevékenységre lesz majd szükségünk. Ha ezek megvannak, akkor jöhet az üzleti és pénzügyi terv, egy megvalósítási tanulmány, és egy forgatókönyv elkészítése, a szervező csapat összeállítása, a feladatok kiosztása és a határidők megjelölése. Már ezzel is sok munka volt, pedig még nem is csináltunk semmi érdemlegeset, tehát a nagyja még csak ez után következik. Minden esetben talán a leglényegesebb elemmel, a helyszín megválasztásával kell hogy kezdjünk. Ez ma már nem olyan nehéz feladat, hiszen hazánkban is számtalan, pont ezen célt szolgáló, konferencia központ és konferencia hotel található. Ha a konferencia esetleg a nyári tanítási szünetre esik, akkor akár egy főiskola, vagy egyetem is kiváló konferencia helyszín lehet. De mire is figyeljünk a helyszín kiválasztásakor? Fontos, hogy jóval több hely legyen a konferencia termekben, mint a meghívottak száma, mert úgy is lesznek előre nem látható vendégek. Az is fontos, hogy a helyszín könnyen megközelíthető legyen, akár tömegközlekedési eszközökkel is, mert nem biztos, hogy minden vendég autóval fog érkezni. Előnyös, ha magának a konferenciának a helyszínén vannak a szállások is, vagy maximum pár száz méterre attól. Mivel a résztvevők nem fognak napi 24 órában az előadásokon ülni, ezért fontos, hogy a helyszínt biztosító intézmény, vagy annak környéke kínáljon a résztvevők számára különböző egyéb programokat, kikapcsolódási lehetőségeket is. Ha saját szervező csapatunk nem akkora létszámú, mint kellene, akkor előnyös ha a helyszínt biztosító intézmény ilyen téren jártas személyzettel rendelkezik, mert így őket is bevonhatjuk majd a lebonyolítás egyes feladataiba. Amikor a helyszínt kiválasztjuk, akkor a termek esetén fontos, hogy felmérjük azok pontos technikai paraméterei is.
Mit is értek pontosan ezen paraméterek alatt? Nézzük meg megfelelő-e a termek szellőzése, fűtése, nyári időszakban azok klimatizálása. Próbáljunk meg olyan helyszínt választani, ahol a termeket természetes fény árasztja el, hiszen ennek köszönhetően kevésbé érzik majd magukat fáradtnak a résztvevők, mintha egész nap mesterséges fényben kellene lenniük. Az sem árt ha a termek valamennyire hangszigeteltek, mert a legkellemetlenebb, ha a pont a konferencia ideje alatt kezdenek odakint aszfaltozni. Ezek mellett azonban a legfontosabb a megfelelő konferenciatechnika megléte, vagy annak hiányában a telepíthetőség lehetősége. Ha a termekkel rendeben vagyunk, akkor jöhetnek a helyszín kínálta kísérő szolgáltatások. Van-e mondjuk porta szolgálat, vagy ruhatár, a helyszín biztosít-e székeket, a szervezők számára irodákat, zárható raktárakat, lehetőség van-e catering szolgáltatás igénybevételére, vagy az étkeztetést külön kell megoldni. És még egy fontos dolog, hogy a helyszín vajon megfelelően van-e akadálymentesítve a mozgássérültek számára. Ha képzeletbeli listánkon az összes felsorolt pont mellé egy zöld pipát tudtunk tenni, akkor már egy teherrel kevesebb nyomja majd vállunkat, hiszen megtaláltuk a tökéletes helyszínt, a konferencia szervezése ezzel azonban még mindig csak az elején jár.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése